Po co i jak mierzyć czas pracy

Ola
25 paź, 2024
Komentarzy
10 Mins Czytania

Po co i jak mierzyć czas pracy? Krótki poradnik dla freelancerów i twórców

Jestem fanką planowania działań w oparciu o dane. Mocno rezonuje ze mną hasło, że jeśli w biznesie nie możemy czegoś zmierzyć, to należy się zastanowić, czy warto to robić. Bardziej brutalna wersja to, że najlepiej tego po prostu nie robić. Dotyczy to przede wszystkim działań marketingowych. Jeśli planujesz coś promować, sprzedawać, ale nie jesteś w stanie zmierzyć wyników – nie rób tego. We wpisie o wycenie produktów cyfrowych wspomniałam, że jedną z rzeczy, którą moim zdaniem warto robić na co dzień, jest kontrolowanie czasu, który przeznaczamy na pracę nad produktem. Po co i jak mierzyć czas pracy? Przygotowałam odpowiedzi. I kilka dodatkowych pytań. 😉

Z tego wpisu dowiesz się między innymi:

Z jakiego narzędzia korzystam i jakie alternatywne rozwiązania znalazłam.
Dlaczego warto korzystać z aplikacji do mierzenia czasu pracy.
Jak zacząć i jak pamiętać o mierzeniu czasu podczas pracy.
Jak dzielić i nazywać projekty, żeby dane były czytelne.
Co zrobić, jeśli cały czas myślimy o pracy, a timer wskazuje niewiele przepracowanych godzin.
Jakie pułapki czekają po drodze.
Jak wykorzystać dane, które zbierzemy.

Po co w ogóle mierzyć czas pracy

W przypadku freelancerów to podstawa optymalizacji i organizacji, ale również element niezbędny do sprawnego i celnego ofertowania. Na wielu forach ta metoda jest podawana bardzo często, jeśli chcesz wycenić swoją usługę. Zmierz, ile zajmuje Ci dane zadanie. Przelicz, ile chcesz zarobić – i masz odpowiedź, to takie proste! No, wiadomo. A jeżeli chcesz schudnąć, to jedz mniej – i po problemie. Dziękuję, możemy się rozejść. 😉

Heheszki na bok. Bo temat tylko pozornie jest łatwy. Jest kilka pułapek, które sama napotkałam. I postaram się opowiedzieć, jak sobie z nimi poradziłam. Finalnie każdy sam musi określić, po co i jak mierzyć czas pracy.

Dla mnie ważna była lepsza organizacja. Chciałam wiedzieć, ile czasu poświęcam na konkretne projekty, ale też określone zadania w ramach tych projektów. Dzięki temu łatwiej mi było nie tylko wyceniać mój udział w projektach, ale też określać dedlajny. Po pewnym czasie mogłam też zdecydować, na co szkoda mi czasu, co mogę oddelegować.

Narzędzia do mierzenia czasu pracy

Sama korzystam z Toggla, właściwie od początku. Nie rozkiminiałam za wielu opcji. Gdy zaczęłam swój pierwszy freelancerski projekt, poleciła mi tę aplikację koleżanka z zespołu – i po prostu jej zaufałam. Do tej pory używam tej aplikacji. Konkretnie z wersji desktopowej. Nawet teraz, kiedy piszę ten wpis, mierzę czas w Togglu. Zaczęłam 9 minut temu.

Aplikacji takich jak Toggl jest mnóstwo. Ale polecę jeszcze dwie, z których korzystają moi znajomi freelancerzy i twórcy z branży online:

TimeCamp,
Timeframe – Time Tracking (tylko dla użytkowników Apple).

Jeśli nie chcesz korzystać z dedykowanych aplikacji, możesz mierzyć czas na zegarze, stoperze czy minutniku. Łatwiej robić to, pracując w blokach czasowych, na przykład w sesjach pomodoro – i zapisywać, ile sesji zajęło konkretne zadanie.

Dlaczego warto korzystać z aplikacji do mierzenia czasu pracy

Powiem krótko – dla wygody. Wszystkie aplikacje mają bardzo zbliżone funkcje, a ich obsługa jest intuicyjna. Możesz kontrolować czas, nazywać projekty, kategoryzować je, segregować pod kątem klientów, rodzaju zadania. Tę samą apkę da się zainstalować na komputerze i na smartfonie czy tablecie.

Możesz też wstukiwać do aplikacji zadania, które wykonujesz daleko od komputera (spotkanie, sesja w terenie). A jeśli zapomnisz zaznaczyć start pracy nad konkretnym zadaniem, możesz zanotować wszystko później – i to bardzo precyzyjnie.

Co więcej, jednym kliknięciem możesz wygenerować raport z dowolnego okresu. To prosty i bardzo konkretny sposób rozliczania się i podsumowywania. Może stanowić załącznik do faktury. Ale jest też cennym źródłem informacji, gdy wyceniamy kolejny, podobny projekt.

Jak zacząć i jak wyrobić sobie nawyk mierzenia

Myślę, że cokolwiek chcemy zrobić, w realizacji pomaga jasne określenie celu. Zadaj sobie pytanie, po co chcesz mierzyć czas. Może musisz zacząć trafniej wyceniać swoją pracę, ulepszyć organizację czasu, skutecznie planować swój dzień i sprawdzać, na co realnie poświęcasz najwięcej roboczogodzin (serio, można się zdziwić). Nawet jeśli nie masz obowiązku przedstawiania raportu przepracowanych godzin, bo rozliczasz się projektowo, naprawdę warto zacząć. Dane prawdopodobnie Cię zaskoczą.

Na początku, szczególnie gdy nie ma tego wymogu przedstawienia raportu z rozliczenia, łatwo zapominać, żeby włączyć zegar. Pomaga w tym na pewno świadomość i higiena pracy. Co konkretnie? Planowanie rozpoczęcia o konkretnej godzinie, pełne skupienie, wyłączenie rozpraszaczy i własne rytuały.

Ja mam Toggla przypiętego w przeglądarce na pierwszym miejscu.

Ale jeśli go odepnę, to widzę, ile czasu poświęcam na dane zadanie. To wygodniejsze, szczególnie na początku pracy z tym narzędziem.

Kiedy w ogóle rozpoczynałam mierzenie czasu pracy, miałam na ramce laptopa przypiętą małą karteczkę z napisem Toggl. To przypominało mi, żeby włączyć licznik za każdym razem, gdy startuję z pracą.

Po co i jak mierzyć czas pracy – i jak się nie pogubić

W zależności od tego, jak, z kim i w ilu projektach pracujesz oraz na jak głębokiej analizie organizacji czasu pracy Ci zależy, Twoja rozpiska może wyglądać inaczej.

Jeśli realizujesz projekt dla klienta, któremu przedstawiasz raport, najprostsze jest nazwanie projektu nazwą firmy. Warto też wyodrębniać zadania, bo czesto klienci chcą wiedzieć dokładnie, ile czasu zajmują nam konkretne rzeczy. A jeśli nie ma takiego wymogu, to możesz to robić dla siebie.

Ja wypracowałam sobie taki rodzaj nazewnictwa, że pierwszym członem nazwy jest zawsze nazwa klienta. Jeśli jest to mój projekt, to nazwa mojej firmy – i potem nazwa zadania.

[nazwa klienta] – maile
[nazwa klienta] – call/ spotkanie
[nazwa klienta] – research
[nazwa klienta] – feedback
[nazwa klienta] – trello (czyli rozpisywanie zdań, praca w narzędziu do planowania projektu)

Liczba i charakter zadań są różne – w zależności od tego, co faktycznie robię w danym zespole.

Tak dzielę zadania, które wykonuję w ramach swojej firmy:

księgowość,
spotkania,
maile ogólne,
oddzielnie maile ofertowe,
tworzenie ofert.

Gdy pojawia się coś innego, co prawdopodobnie będę robić częściej, tworzę nową kategorię.

Liczę też czas, który poświęcam na rozwój i naukę oraz spotkania ze znajomymi z branży, którzy robią podobne rzeczy. Dlaczego? O tym opowiem za chwilę.

Moim zdaniem ważne jest, żeby nie rozmieniać się na drobne. Nazwy kategorii można edytować, więc daj sobie czas, aby wybrać odpowiedni podział. Gromadź takie dane, które faktycznie będą istotne – dla klientów lub/i dla Ciebie.

Kiedy to rzeczywiście jest praca?

Co zrobić, jeśli cały czas myślisz o pracy, a timer pokazuje dramatycznie mało czasu faktycznie poświęconego na zadania?

Przyznam, że często dni upływały mi przede wszystkim na myśleniu o pracy, a rzeczywiście wykonanych, „konkretnych” zadań właściwie nie było. Nie we wszystkich projektach mam stawkę godzinową. Po zerknięciu w Toggla na koniec dnia widziałam, że przepracowałam na przykład nieco ponad dwie godziny. A wydawało mi się, że aktywnie działałam praktycznie od rana do wczesnego popołudnia. I to serio czasami boli i frustruje, ale nie warto się poddawać.

Powiem to może jak kiepski coach, ale trzeba „stanąć w prawdzie i pochylić się nad tymi statystykami”. Zrobiłam krok do tyłu i przeanalizowałam swój dzień. Dość szybko uświadomiłam sobie, że faktycznie pracowałam (czytałam, pisałam) dwie godziny, ale oprócz tego:

miałam zajęcia z angielskiego, do których wcześniej się przygotowywałam,
spotkałam się online na wirtualną kawę z koleżanką ze studiów, aby przegadać jej projekt strony www i podsunąć jej kilka rozwiązań (spotkanie trwało 1h),
poszłam na długi spacer z siostrą, na którym wpadłam na pomysł nowej usługi.

Po tym dniu wprowadziłam zmiany i zaczęłam też mierzyć czas, który przeznaczam na rozwój: nauka, szkolenia, spotkania online, mastermindy. W mojej branży często zdarza się, że samo stukanie w klawiaturę zajmuje niewiele. Ale to efekt kilku godzin zastanawiania się, analizowania i burzy mózgów. I choć to wszystko odbywa się z dala od biurka i monitora, to nadal praca.

Gdzie czyhają pułapki i jak unikać błędów

To, co zobaczysz w raporcie, jest wynikiem tego, jak zaplanujesz dzień i jak zrealizujesz ten plan. Zachęcam, żeby być wytrwałym. Jak w przypadku wszystkich postanowień – jeśli wytrwasz i nie zerwiesz tak zwanego łańcucha tego postanowienia, będziesz mieć szansę na zebranie bardzo ciekawych danych. Moja rada: uważaj na nazewnictwo projektów, które jest zbyt ogólne i nie pozwoli Ci zoptymalizować pracy.

Nie pomijaj zadań, za które nikt Ci nie płaci lub których obecnie nie możesz zmonetyzować. Powiedzmy, że piszesz bloga, ale jest szansa, że w przyszłości zechcesz to oddelegować. Wiedząc, ile czasu Ci to zajmuje i jakie zyski dzięki temu generujesz (wejścia na stronę, realni klienci), możesz zdecydować, ile jesteś w stanie zapłacić zewnętrznemu wykonawcy.

Kolejna rzecz, którą mogę polecić, to łączenie zadań w bloki. Na przykład 30 minut na tematy administracyjne – maile, faktury itp. Odpalasz aplikację, kończysz set i przechodzisz do kolejnego bloku zadań. Na przykład przygotowania grafiki. Takie zamknięcie zadań w krótkich jednostkach czasu pozwala dodatkowo lepiej się na nich skoncentrować. To rodzaj grywalizacji: ścigania się ze sobą, aby zrobić jak najwięcej lub nie rozwlekać drobnego zadania.

Nie bój się zaznaczać, że robił_ś coś 3-5 minut w ciągu dnia. Jeśli robisz to 300 dni w roku to w sumie aż 25 godzin. Jeśli oddelegujesz kilka takich zadań, możesz odzyskać kilka dni w roku na inne zadania – lub dodatkowy urlop. Jak to mówią: milion składa się z groszy.

Po co i jak mierzyć czas pracy – i jak wykorzystać dane

Na koniec wracamy na chwilę do celu. Dane są potrzebne, żeby je przeanalizować i starać się wprowadzić ulepszenia. Mierzenie czasu pracy to proces – i serio, ja po trzech latach nadal wprowadzam jakieś usprawnienia. Ale też pomaga mi to skupić się na celach krótkoterminowych i lepiej kształtować mój model biznesowy.

Zauważyłam na przykład, że dużo czasu poświęcam na rozwój lub spotkania branżowe, a za mało na ofertowanie. Mam klarowne informacje – wiem, na czym skupić się w kolejnym miesiącu.

Gdy już masz swój raport miesięczny, poświęć czas na analizę. Określ dokładnie cel i sprawdzaj, jak Ci idzie realizacja. Pamiętaj jednak, że nic nie jest wykute w kamieniu, Twoje cele mogą się zmieniać w czasie, wraz z rozwojem działalności lub innymi okolicznościami. Bądź dla siebie wyrozumiał_.

Liczą się nie tylko suche fakty

Zwracaj uwagę na to, że reagujemy na różne czynniki: pory roku, cykl miesięczny. Dopadają nas choroby, zmęczenie, dzieją się rzeczy, które zabierają nam ochotę do pracy. Zderzaj te dane ze swoim poziomem energii i bierz pod uwagę okoliczności. Gdy już wiesz, po co i jak mierzyć czas pracy, możesz wyznaczać sobie indywidualne cele.

Ustal rutynę i cykliczność przyglądania się danym. Najlepiej zaplanuj to z wyprzedzeniem w kalendarzu. Ja analizuję swój raport z Toggla na koniec miesiąca. Jakie realizowałam projekty. Jakie miałam zadania. Czy poświęciłam na zadania niepłatne/ rozwojowe i pracę tyle czasu, ile chciałam. Jeśli nie, to dlaczego?

Sprawdzam też oczywiście bardzo konkretnie, jakie stawki za roboczogodziny osiągam w danym projekcie po jego zakończeniu. Jeśli są niższe niż założyłam na etapie oferty (niekoniecznie wprost, ale gdy wyliczałam to dla siebie), to zastanawiam się, co mogę poprawić w przyszłości.