- 04 lis, 2024
- Komentarzy
- 7 Mins Czytania
Rekrutacja wirtualnej asystentki – 5 rzeczy, o których warto pamiętać, zanim zatrudnisz WA
Aż głupio mi zaczynać tekst hasłami: rekrutacja wirtualnej asystentki to maraton a nie sprint, załóż bardziej, że to będzie ewolucja a nie rewolucja. Ale serio, wiem, co mówię. Przyglądałam się procesom rekrutacyjnym, sama rekrutowałam i przede wszystkim zarządzałam projektami i współpracowałam z wirtualnymi asystentkami.
Zebrałam kilka obserwacji. To rzeczy, o których raczej nie myśli się na starcie, a już na pewno, gdy zatrudniasz pierwszą osobę do zespołu.
Zanim zacznę, jeszcze drobna uwaga. W całym tekście pojawia się ona, wirtualna asystentka. Piszę tak ze względów czysto statystycznych. Mężczyźni oczywiście również zajmują się wirtualną asystą.
W tym tekście przeczytasz między innymi:
- Dlaczego warto myśleć o końcu współpracy już na etapie rekrutacji.
- O czarnych scenariuszach, które mogą się zrealizować w Twojej firmie.
- O mierzeniu czasu pracy, ale nie wirtualnej asystentki.
- Specjalizacjach wirtualnych asystentek.
- Jak podejść do organizacji.
- I że oddelegowane zadania realizowane są czasami w innym rytmie.
Ta współpraca prawie na pewno się skończy
Słyszałam kiedyś, że idealną grupą docelową do sprzedawania usługi zawierania intercyzy nie są małżeństwa, a rodzice małżonków. Zakochana para nie zakłada rozstania. Jedną z ostatnich rzeczy – i to w dodatku przed ślubem – jest myśl o rozstaniu. Pewnie są wyjątki, ale marketing bazuje na stereotypach.
Z wirtualną asystentką nie bierzemy ślubu. Prawdopodobnie ta współpraca będzie przebiegać długie lata, ale kiedyś się zakończy. Może razem z zamknięciem Twojej firmy, może wcześniej.
Czarne scenariusze pozwalają uniknąć trudnych sytuacji
Nie ma potrzeby z góry zakładać burzliwych rozstań. Ale dobrze jest pamiętać, że się zdarzają. Do stacjonarnego biura po prostu niezatrudniony pracownik nie ma dostępu. Ale jeśli Twoje biuro jest tak naprawdę w chmurze onlajnów, pamiętaj:
- Nie przyznawaj dostępów na prywatne adresy mailowe i numery telefonu. Załóż osobnego maila, a pomocniczym adresem do resetu niech będzie Twoja skrzynka.
- Twórz bazy danych i treści tak, aby mieć do nich dostęp, ale też móc je edytować i nimi zarządzać, np. nadawać kolejne dostępy.
- Miej rozeznanie w podstawowych zadaniach i procesach. Szczególnie tych, które są niezbędne do funkcjonowania Twojej marki.
Nie tylko ostateczne sytuacje, życiowe również zdarzają się w biznesie
Co więcej, zadbanie o zorganizowanie pracy zespołu w ten sposób pomaga również w czasie czasowej nieobecności WA. Przykład: jesteś w trakcie mentoringu, który trwa cały kwartał, a Twoja asystentka rozchorowała się – lub ma inną losową sytuację.
Tylko ona potrafi ustawić pokój webinarowy i wpuścić uczestników (czyli klientów)? Zawczasu poproś o stworzenie krótkiego tutorialu. To może być nagranie ekranu, które przygotuje, wykonując to zadanie. Dodatkowo może komentować na głos, żeby łatwiej było odtworzyć kolejne kroki).
Takie dobre praktyki przydają się naprawdę w bardzo różnych sytuacjach. Choroba czy niedyspozycja to przykre okoliczności. Ale pomyśl, że Twój biznes rośnie i myślisz właśnie o zatrudnieniu kolejnej osoby. Wdrażanie jej będzie o wiele prostsze, gdy masz takie materiały.
Sprawdź, ile zajmują Ci te zadania
Proces rekrutacyjny zaczyna się tak naprawdę dużo wcześniej niż napisanie ogłoszenia. Warto wiedzieć, jakie obowiązki chcesz oddelegować – i to nie na dzień przed redagowaniem, a dużo wcześniej. Pomoże Ci w tym spisywanie, co robisz w ciągu dnia i ile czasu Ci to zajmuje. Na blogu jest już tekst o tym, po co i jak mierzyć czas pracy.
Jeśli to Ty odpisujesz teraz na maile klientów albo przygotowujesz grafiki, to będzie to naprawdę przydatna wiedza. Dowiesz się, ile czasu odzyskasz. Nie jest powiedziane, że będziesz wiedzieć, ile czasu zajmie to WA, ale z pewnością zyskasz dane do porównania.
Rekrutacja wirtualnej asystentki – o to na pewno zapytaj
Przechodzimy do bardzo ważnego aspektu. Wirtualne asystentki mają przeróżne specjalizacje. Często rozwijają konkretne kompetencje i umiejętności. Specjalizują się w księgowości, obsłudze klienta, zadaniach kreatywnych (grafika, copy), montażu materiałów wideo i nagrań audio podcastów, organizacji i porządkach, obsłudze stron www, blogów, sklepów internetowych, automatyzacji i newsletterach.
Jeśli masz spisane zadanie, które chcesz oddelegować, skup się na tym. Nie wpychaj na siłę do ogłoszenia kolejnych rzeczy. Jeśli masz główne zadania, na oddelegowaniu których najbardziej Ci zależy, skup się na tym.
Komunikacja na etapie rekrutacji
Szczególnie jeśli zatrudniasz asystentkę B2B, możesz podzielić zadania na dwie osoby. Przykładowo obsługę klienta i księgowość oddelegować jednej osobie, a rzeczy związane ze stroną i montażem – drugiej.
Jeśli wciśniesz na siłę obsługę klienta komuś, kto zastanawia się godzinami, jak miło odpowiedzieć na wiadomość od trudnego klienta, to nie zagra. Jest spora szansa, że ta osoba będzie szukać niedługo kolejnego zlecenia i zrezygnuje z pracy u Ciebie.
Po to właśnie przygotowujesz się do procesu rekrutacji, żeby jasno komunikować swoje oczekiwania. Nie bój się pytać o ulubione i te mniej lubiane zadania w formularzu rekrutacyjnym lub podczas rozmowy. Możesz też przygotować przykładowe zadania.
Jak przygotować siebie i firmę do rekrutacji WA
Dobra, będzie brutalnie. Jeśli masz teraz bałagan i chaos, to WA może jeszcze ten chaos spotęgować. Jeśli liczysz na to, że wszystko w lot ogarnie i poukłada, możesz się rozczarować. Przed wprowadzeniem do zespołu kolejnej osoby bezwzględnie musisz stworzyć ekosystem, w którym uda Ci się sprawnie poruszać.
Jest tego naprawdę sporo, ale zapewniam, warto w końcu to poukładać.
- Dyski, foldery, miejsca do archiwizowania, czyli przemyślany system przechowywania i dostępu do materiałów wszelkiego typu.
- Wytyczne dotyczące komunikacji: jak się komunikujecie, w jakich godzinach pracujecie i jesteście dostępne dla klientów i siebie nawzajem. Wskazanie przestrzeni na omawianie rzeczy ważnych, ale nie pilnych (dzięki temu firma się rozwija). No i oczywiście instrukcje na wypadek konieczności tzw. gaszenia pożarów.
- Zarządzanie codziennymi zadaniami i cyklicznymi projektami. Narzędzia, tutoriale, checklisty.
- Procedury wersja minimum, podstawowe założenia współpracy – nie wszystko można wpisać w umowie o współpracę.
Bardzo ważne są też dokumenty, nie tylko wspomniana umowa, ale też przetwarzanie danych, NDA, czyli umowa o zachowaniu poufności itp. Są gotowe szablony, które możesz dostosować do swoich potrzeb.
Rekrutacja wirtualnej asystentki a tempo pracy w Twojej firmie
Przychodzi taki moment po zatrudnieniu wirtualnej asystentki, że pojawia się myśl: Nareszcie! Teraz skupię się na swoich zadaniach, tych najważniejszych. Z pewnością odzyskasz nieco czasu, jasne. Ale jeśli myślisz, że to wszystko samo się zrobi, a Ty zobaczysz tylko gotowy (i satysfakcjonujący) efekt, to może okazać się jeden wielki zonk!
Wirtualna asystentka będzie zadawać Ci pytania, prosić o feedback do wykonanych zadań. Na początku być może będzie się upewniać, czy konkretne rozwiązania lub decyzje są ok. Czas na komunikację jest bardzo ważny. Pełny, konstruktywny feedback jest niezbędny, by zyskać w pracy flow. I żeby rzeczy zaczęły się dziać w odpowiednim tempie.
Czasowy paradoks
Jeśli powiększasz zespół, przygotuj się, że przez pewien czas zadania będą trwały dłużej. Każdy nowy członek zespołu potrzebuje wsparcia i wdrożenia.
Jeśli zadania są cykliczne i powtarzalne, najprawdopodobniej szybko będzie widać postęp.
Ale pamiętaj, to jest asystentka. Będzie potrzebować od Ciebie decyzji w niektórych spraw, wytycznych. będzie pytać o Twoje stanowisko, np. w komunikacji z trudnym klientem.
Rekrutacja wirtualnej asystentki – podsumowanie
Planujesz rozwijać swój biznes i rozbudować zespół? Pamiętaj o tych pięciu rzeczach:
- Współpraca może kiedyś się skończyć. Na bieżąco dbaj o dostęp do firmowych materiałów.
- Wiedz, co chcesz oddelegować i ile czasu Ci to zajmuje. Tylko tak możesz mieć pewność, że to Ci się opłaca.
- Szukaj osoby, która faktycznie specjalizuje się w zadaniach, które chcesz zlecać.
- Przygotuj swoją firmową przestrzeń do tego, by wdrożyć nową osobę. Nie licz na to, że sama odnajdzie się w chaosie, w którym Ty poruszasz się po omacku.
- Licz się z tym, że początek współpracy to dużo rozmów, tłumaczenia różnych spraw i omawiania konkretnych przypadków. Im więcej wsparcia zapewnisz na początku, tym szybciej zyskacie oczekiwane rezultaty we wspólnej pracy.